働き方改革によって変化するオフィステナント満足度の上げ方とは？

様々なオーナー様、ビル管理のPM会社様の悩みの一つに

どうやったら、入居テナントさんの満足度、エンゲージメントをあげることができるのか？があります。

各テナント企業では、在宅やテレワーク促進策が実行され、オフィス自体の意義を再定義し、シェアワークスペースやフレキシブルオフィスの利用を促進しているなど、入居テナントの従業員のオフィスの使い方が変化しています。

その時代の変化と求める声を、いかにして、不動産管理運営に取り込み、

高い稼働率を維持する為に、テナントの満足度をあげていくのかは、各企業の命題となります。

実際に各オーナーやPM会社がどのような検討をしているのか、７つのポイントに絞ってまとめてみました。

その１：テナントリレーション/アンケート

まずは、お客様との接点を増やすこと。

各社のテナントの出社率がどうなっているのか、今後のオフィスの使い方をどんな風に考えているのか等を事前に収集しておけば、今後の退去可能性を事前に知っておくことができます。

また、総務や管理部門の担当者だけでなく、実際にオフィスを利用する人たちの声を収集できるアンケート等も今まで以上に定期的に行う必要があるかと思います。

その２：請求書オーナーからの発行文書の電子化

テナント企業側の総務管理の担当者が出社しないケースもありますので、請求書や発行文書を電子化する企業が増えてきたと思います。

紙面にての配布ではなく、情報を正しく、素早く届けるために、電子化し、メールやマイページ等のツールを導入する必要があります。

その３：各種やり取りをスムーズに。

入居中に、家具の搬出入やセキュリティカードの発行、時間外空調等の申請など

ビル側に入居テナントが申請したり、様々なトラブルを共有する為のやり取りが発生します。それを一部、ウェブ化することにより、どこにいても申請が可能になり、テナント側総務の手間やストレスを軽減することも重要です。

その４：入居者専用ラウンジ/テナント専用会議室の設置

入居テナントのオフィスエリアにリフレッシュスペースなどの福利厚生的なスペースを完備することが難しいかったり、人の増減やプロジェクトの稼働によっては、必要な会議室数が増減します。そんな入居テナントのスペースのフレキシビリティを上げるためにも、ビルに入居者専用のラウンジや会議室を設置するビルは増えてきています。これが、入居の決め手になることもあります。

その５：フレキシブルオフィス対応（セミオーダー/カスタマイズ型）

オフィスの貸方は、造作がなく、床壁天井を新品で貸すという箱貸しが一般的です。

昨今は、全テナントの造作を引き継ぐ居抜きやサービスオフィスの普及に伴う、一部造作を貸主側が負担するオフィスの貸方が出てきています。

テナント側のメリットしては、初期費用を抑えられ、最新のオフィスファシリティを構築費用なしで、手間なく、手に入れることができます。

提供パターンとしては、床材/壁紙等を選べるという簡易なものから、造作・什器まで全て込みになっているもの、幾つかのレイアウトパターンから顧客が選べるものなど様々です。

その６：イベントの開催、情報配信

入居企業の中でオフィス構築のキーワードになることも多い、従業員のQOL。オフィスを仕事に来る場所だけではなく、一人一人のプライベートと仕事を結ぶ場所として考えることも多くなってきました。ビルのある街、エリアでのイベントやお店のオープン情報等は入居テナントのユーザーが欲している情報になります。

その７：テナント向け優待サービス

ハード面でのサービス付加価値だけではありません。オーナーがビル運営以外のサービスを持っているのであれば、その優待を入居者特典にすることも可能です。また、入居している飲食店への認知度向上や利用促進の一環として、利用すれば、入居者同士のwin-winの関係を生み出していくことができます。

７つのポイントを振り返ると、見えてくるものがあります。

今までは入居テナントの窓口である総務部門とのやり取りで終わっていたと思いますが

重要なのは、入居テナントの従業員、実際のビルの利用者に対しての接点、満足度をあげることが必須であるということです。

オフィステナント側も従業員のエンゲージメントを高めるために、定期的なサーベイを行っており、その重要項目がオフィスファシリティになりますので、ビルとして、そこにいかに寄与できるのか。というのが、テナント満足度を考えるうえで重要な要素となるでしょう。

また、どうしても新しいサービスを導入しようとすると、その導入やオペレーション変更にかかるコストが増しますが、そんな課題を私たちは解決します～～

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